8 Tips Pameran Paling Gampang + A Study Case About Event Management: Avoskin @ Jakarta X Beauty Exhibition

11:20 AM

Soooo happy! Setelah sekian lama nggak nge-handle event pameran, akhirnya aku terjun kembali di exhibition management. Terakhir handle event sih... pas lagi magang di PLN Pusat dulu. Nge-handle pameran International Infrastructure Conference & Exhibition di Jakarta Convention Center. Ini kenangannya! :p

Booth PT PLN (Persero) Headquarter di event pameran International Infrastructure Conference and Exhibition 2014.
Basically, seorang Intantya Putrie sebenarnya bukan anak event, sih. Karena aku lebih suka jadi pengunjung, mengamati, menganalisis, sambil belajar tentang kelebihan dan kekurangan dari sebuah pameran yang pada akhirnya bisa jadi masukan buat aku sebagai praktisi komunikasi. Cuma, ya namanya anak PR, ya. Nggak akan pernah lepas dari yang namanya pameran atau special event :))

Event itu nggak cuma menyelenggarakan acara aja, tapi juga gimana semua pesan yang mau kita sampaikan bisa diterima dan dicerna dengan baik oleh para audiens kita. Termasuk, event pameran. Nggak cuma memamerkan produk/barang/jasa yang kita punya, tapi juga sebagai kesempatan untuk mengkomunikasikan value dan identity dari brand yang kita kelola.

Nggak heran, kalau Skyline Exhibits Market Research mengemukakan bahwa terdapat 3 hal yang menjadi tujuan utama sebuah pameran,

1. Meningkatkan brand awareness
2. Meningkatkan penjualan dan lead generation
3. Relationship building, baik B2B (Business to Business) atau B2C (Business to Consumer)

Ketiganya penting.

***

Ketiga hal tersebut juga aku wujudkan di pameran Avoskin untuk event Jakarta X Beauty. Kebetulan, di pameran kemarin aku ditunjuk sebagai PIC dari kelangsungan pameran ini. Di ulasan kali ini, aku bakalan bagi tips & trik ke kalian untuk mengadakan pameran, tentang apa aja sih sebenarnya harus dikomunikasikan dalam waktu yang terbatas, serta dalam tempat yang terbatas. Here they are!

1. Ikuti Pameran yang Sesuai Target Market

Jakarta X Beauty Exhibition @ Senayan City
Pertama kali Avoskin di-approach untuk ikutan pameran Jakarta X Beauty by Female Daily, langsung deal! Kenapa? Karena target market dari Jakarta X Beauty sendiri sesuai banget sama target marketnya Avoskin, yaitu SES A-B. Jadi, kalau mau ikutan pameran, yang terpenting di cek dulu bagaimana potensi penjualannya, bagaimana target marketnya, serta bagaimana sasarannya ;)

2. Ikut Early Bird (Jika Ada), Lalu Pilih Tempat Paling Strategis

Yang namanya pameran pasti selalu berkesinambungan dengan budget! Untuk mensiasatinya, kalian bisa lho ikut penawaran awal yang biasanya harganya jauh lebih murah. Tapi, kalo misalnya nggak ada, harus tetap pesan seawal mungkin juga. Kenapa? Karena namanya pameran pasti rebutan tempat paling strategis hehe.

Booth pameran Avoskin yang simple dan minimalis.
Untuk pameran Jakarta X Beauty kemarin, aku dan tim pilih tempat yang dekat dengan pusat crowd gatherer di pameran itu, yaitu panggung. Disana, ada pilihan main stage dan mini stage. Karena yang di dekat main stage sudah penuh, jadilah aku dan tim memilih tempat di dekat mini stage. Hasilnya? Orang berlalu lalang pasti melihat produk dan brand Avoskin. Potensi penjualan pasti juga lebih meningkat.

3. Pastikan Pesan Tersampaikan dengan Baik

Post tentang outfit ini ada di postingan selanjutnya, ya!
First of all untuk ngadain pameran adalah menentukan tema. Dengan adanya tema, kamu bisa nge-breakdown apa aja yang bakal kamu komunikasikan kepada pengunjung pameran. Ingat kembali tujuan pameran di atas, yaitu meningkatkan brand awareness. Dan pameran adalah kesempatan emas untuk mengkomunikasikan brand kamu.

I obviously communicate about the brand value and philosophy. Karena selama ini aku dan tim biasa mengkomunikasikannya hanya lewat media iklan dan media sosial, maka pameran ini tentu jadi kesempatan besar untuk mengkomunikasikan itu. Misalnya, kampanye #PesonaCantikAlami dan pengenalan brand ambassador terbaru Avoskin, Marissa Nasution. Semua itu aku coba komunikasikan lewat design booth yang sesuai dengan tema awal. Tapi sayang, pas pameran, Marissa Nasution lagi di Sydney dan nggak bisa hadir untuk sharing session di booth. 

4. Berikan Alasan Kenapa Orang Harus Mampir ke Booth Kamu

Harus ada sesuatu yang bikin orang tuh attract and engage in your booth, gitu. Nah, disinilah peran kreativitas kamu dibutuhkan. Banyak sih, mulai dari giveaway, photobooth session, promo, lucky draw, undian berhadiah, games, dan masih banyak lagi.

Dari pengalamanku kemarin, aku memasukkan beberapa aktivitas dan Alhamdulillah booth-nya selalu ramai. Promo itu pasti, karena namanya pameran akan selalu identik dengan promo yang lebih eksklusif. Kemudian, ada juga photobooth contest yang diviralkan di media sosial. Ada juga sharing session bareng beauty influencer yang aku dan tim tunjuk sebagai pengganti brand ambassador kami yang berhalangan hadir, lalu ada juga undian berhadiah.


Intinya, make everyone happy to come into your booth. Buatlah customer journey yang serba menarik!

5. Staff yang Well-Trained

Ini momen sharing session bareng blogger idolaku, Maria Sekararum from racunwarnawarni.com :D
Pameran, biasanya pasti pakai usher atau SPG. Seminimal-minimalnya budget, biasanya bakalan mengerahkan para staff-nya sendiri untuk stay di booth and explain anything semisal ada orang yang kepo nanya-nanya. Itu lumrah terjadi, kok. Toh, sebanyak apapun kita pakai SPG, staff dari perusahaan memang harus ada yang selalu mantau di lokasi pameran. Gunanya apa? Untuk mengantisipasi hal-hal yang dinamis terjadi pada saat pameran berlangsung. Harus cepat tanggap.

Jadi, siapapun yang berada di lokasi pameran, pastikan orang tersebut sudah well-trained dan memahami pengetahuan tentang brand yang kamu tangani.

Kalau kemarin, Avoskin pakai dua SPG, sisanya tim yang sudah diberi jobdesc masing-masing yang turun tangan! Mantep, kan?! :D

6. Be Social to Announce Your Exhibition!

Vlogger cantik Nadya Aqilla, selain sharing session juga menjelaskan dan merekomendasikan produk Avoskin kepada konsumen. Thankyou so much for your honest recommendation, Nad! :D
Kenapa harus be social? Ya biar semua orang tahu kalau brand kamu sedang melaksanakan pameran. Caranya? Gunakan social media dengan sebaik mungkin! Adain giveaway, lomba berhadiah tiket pameran, dan pastinya komunikasikan keistimewaan pameran kamu supaya orang-orang tertarik untuk dateng, mampir, dan melakukan pembelian!

Penyebaran informasi di media sosial ini juga harus disusun strateginya melalui beberapa fase, yaitu pre, on, and post event.

Selain campaign melalui media sosial, jangan lupa juga untuk memaksimalkan social interaction. Hal ini bisa kamu maksimalkan saat pameran sudah berlangsung, termasuk diantaranya tentang bagaimana cara kamu menjamu para pengunjung yang mampir ke booth.

7. Have A Lead Capture Plan


Biasanya, pameran yang konversinya ke penjualan tuh ada targetnya. Nah, untuk mencapai target penjualan ini, kalian harus menyusun strategi marketing dan strategi penjualan untuk "menangkap" para konsumen agar melakukan pembelian dan menjadi loyal customer.

Caranya, bisa dengan promo atau pakai program special offers. Kalau Avoskin, kemarin aku dan tim memberlakukan diskon up to 20% all items yang pastinya disusun dengan rancangan serta perhitungan strategi yang matang. Alhamdulillah, everything was done very well!

8. Jangan Lupa Follow Up

Photo session satu tim, yay! 
Dikutip dari Skyline Exhibits Market Research, 25-50% penjualan di pameran berpotensi jadi loyal customer, lho. Hal ini bisa diciptakan karena interaksi dan keterlibatan pengunjung secara langsung terhadap brand kita. 

Jadi, jangan pernah sia-siakan kesempatan emas di dalam pameran. Kamu harus melakukan follow up untuk men-direct mereka jadi loyal customer dan melakukan repurchase. Paling tidak, mereka akan terus-menerus percaya dan aware terhadap brand yang sedang kamu tangani. Kamu bisa minta email mereka, minta akun Instagram atau media sosial mereka, yang kemudian dibarter dengan penawaran khusus seperti voucher diskon atau special offer lainnya. Mudah, kan?

Catch up with the one and only Mba Hany CEO Female Daily Network. Semoga ketularan inspiring terus kayak mama cantik yang satu ini, ya! :D
Sampai ketemu di postingan aku selanjutnya tentang OOTD di acara ini, ya! Baca di sini :)

You Might Also Like

1 Comments

  1. good post. I just read your blog and wanted to say that I have really enjoyed reading your blog posts.Keep update with your blogs..
    Wedding Planners in Hyderabad
    Wedding Decorators in Hyderabad
    wedding event management companies in hyderabad

    ReplyDelete